Iš nuosavo sandėlio pas 3PL partnerį: kaip vyksta persikraustymas ir ką svarbu žinoti verslui?

Verslui augant, anksčiau puikiai veikęs nuosavas sandėlis ilgainiui gali tapti iššūkiu. Didėjantis užsakymų skaičius, darbuotojų paieška, sezoniški pardavimų svyravimai ir nuolatinės investicijos į sandėlio infrastruktūrą skatina įmones ieškoti efektyvesnių logistikos sprendimų.

Vienas iš jų – perėjimas prie 3PL (angl. Third-Party Logistics), kai prekių sandėliavimas ir užsakymų vykdymas perduodamas profesionaliam logistikos partneriui.

Tačiau verslams, kurie daugelį metų patys valdė savo sandėlį, toks sprendimas natūraliai kelia klausimų.

Kaip fiziškai perkelti visas prekes? Kas nutiks užsakymams persikraustymo metu? Kaip užtikrinti tikslius likučius? Ar klientai nepajus pokyčių?

Šiame straipsnyje paaiškiname, kaip vyksta persikraustymas iš nuosavo sandėlio pas 3PL partnerį, kokie pagrindiniai proceso etapai ir kaip tinkamas pasiruošimas padeda sumažinti veiklos sutrikimų riziką.

Persikraustymas į 3PL – daugiau nei prekių pervežimas

Iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, kad sandėlio perkėlimas yra gana paprastas procesas: prekės supakuojamos, pakraunamos į transportą ir pristatomos į naują sandėlį.

Tačiau realybėje tai gerokai daugiau nei fizinis prekių pervežimas.

Persikraustymas pas 3PL partnerį reiškia viso sandėliavimo ir užsakymų vykdymo modelio pakeitimą.

Iki tol įmonė pati rūpinosi prekių priėmimu, sandėliavimu, komplektavimu, pakavimu ir išsiuntimu. Po perėjimo šias operacijas vykdo 3PL tiekėjas, o verslas išlaiko savo prekių, pardavimų ir klientų santykių kontrolę.

Todėl svarbu ne tik pervežti atsargas, bet ir tinkamai perduoti informaciją apie prekes, užsakymus, procesus ir specialius reikalavimus.

Kaip vyksta persikraustymas pas 3PL partnerį?

Nors kiekvieno verslo situacija skirtinga, sklandų perėjimą paprastai sudaro šeši pagrindiniai etapai.

1. Susipažinimas su verslo poreikiais ir logistikos procesais

Prieš planuojant persikraustymą svarbu suprasti, kaip veikia esamas kliento sandėlis.

Analizuojame arba kartu su klientu įvertiname pagrindinius logistikos rodiklius:

• Sandėliuojamų prekių ir SKU skaičių.
• Prekių dydžius, svorį ir saugojimo reikalavimus.
• Vidutinį bei maksimalų atsargų kiekį.
• Kasdienį ir sezoninį užsakymų srautą.
• Užsakymų komplektavimo bei pakavimo ypatumus.
• Prekių papildymo dažnumą.
• Grąžinimų apdorojimo poreikius.

Šis etapas leidžia suplanuoti reikalingą sandėliavimo plotą, darbo resursus, prekių priėmimo procesą ir tinkamą užsakymų vykdymo modelį.

Kuo geriau suprantami esami verslo procesai, tuo lengviau suplanuoti sklandų jų perdavimą.

2. Persikraustymo plano sudarymas

Vienas svarbiausių sėkmingo projekto elementų – aiškus veiksmų planas.

Kartu su klientu suderinamas persikraustymo grafikas, prekių perkėlimo eiliškumas, atsakingi asmenys ir pagrindiniai terminai.

Priklausomai nuo verslo specifikos, galimi keli scenarijai.

Visų prekių perkėlimas vienu metu. Tinka mažesnės apimties projektams, kai visas atsargas galima pervežti ir priimti per trumpą laiką.

Perkėlimas etapais. Prekės perduodamos dalimis, pavyzdžiui, pagal produktų kategorijas arba SKU grupes.

Laikinas dviejų sandėlių veikimas. Kurį laiką užsakymai gali būti vykdomi tiek iš senojo, tiek iš naujojo sandėlio.

Tinkamiausias variantas parenkamas atsižvelgiant į užsakymų intensyvumą, prekių kiekį ir verslo galimybes laikinai keisti įprastus procesus.

Pagrindinis tikslas – suplanuoti perkėlimą taip, kad būtų kuo mažiau trikdomas kasdienis užsakymų vykdymas.

3. IT sistemų integracija ir duomenų paruošimas

Prieš atvykstant prekėms į 3PL sandėlį būtina pasirūpinti informacijos apsikeitimu.

Tam dažniausiai integruojamos kliento e. prekybos, ERP ar užsakymų valdymo sistemos su 3PL sandėlio valdymo sistema (WMS).

Svarbu užtikrinti, kad:

• Užsakymai būtų perduodami į sandėlį.
• Prekių likučiai būtų tinkamai atnaujinami.
• Užsakymų būsenos būtų matomos klientui.
• Siuntų sekimo informacija pasiektų reikiamas sistemas.
• Būtų galima registruoti prekių priėmimus ir grąžinimus.

Šiame etape taip pat tikrinami SKU, brūkšniniai kodai, prekių matmenys ir kiti reikalingi duomenys.

Prieš paleidžiant realius užsakymus rekomenduojama atlikti testavimą, kad būtų galima iš anksto nustatyti galimas integracijos klaidas.

4. Inventorizacija ir prekių paruošimas transportavimui

Prekių likučių tikslumas yra vienas svarbiausių sėkmingo persikraustymo kriterijų.

Prieš išvežant atsargas iš senojo sandėlio rekomenduojama atlikti inventorizaciją ir sutikrinti faktinius kiekius su apskaitos sistemos duomenimis.

Prekės paruošiamos transportavimui, pažymimos, o informacija apie siunčiamas paletes, dėžes ir SKU perduodama naujajam logistikos partneriui.

Tai leidžia iš anksto pasiruošti prekių priėmimui ir sumažinti galimų neatitikimų riziką.

5. Prekių atvykimas ir priėmimas į 3PL sandėlį

Atvykus prekėms į naują sandėlį prasideda vienas svarbiausių praktinių etapų – jų priėmimas.

Prekės iškraunamos, identifikuojamos, tikrinami kiekiai ir registruojami sandėlio valdymo sistemoje.

Jei nustatomi neatitikimai, jie fiksuojami ir derinami su klientu.

Priimtos prekės paskirstomos į saugojimo vietas, atsižvelgiant į jų savybes, judėjimo dažnumą ir komplektavimo procesus.

Svarbu suprasti, kad fiziškai į sandėlį atvykusios prekės dar nebūtinai yra paruoštos pardavimo užsakymams vykdyti. Jos turi būti tinkamai priimtos ir užregistruotos sistemoje.

Todėl persikraustymo plane būtina numatyti pakankamai laiko prekių priėmimui.

6. Užsakymų vykdymo pradžia ir procesų stabilizavimas

Kai prekės priimtos, sistemos ištestuotos, o likučiai suderinti, galima pradėti užsakymų vykdymą iš 3PL sandėlio.

Pirmosiomis dienomis ir savaitėmis ypatingas dėmesys skiriamas procesų stebėjimui.

Vertinamas užsakymų komplektavimo tikslumas, išsiuntimo terminai, prekių likučiai ir kiti sutarti kokybės rodikliai.

Pradinis veiklos etapas leidžia pastebėti ir išspręsti smulkius neatitikimus, kurie gali atsirasti keičiant logistikos modelį.

Ar persikraustymo metu būtina stabdyti prekybą?

Tai vienas dažniausių verslo klausimų svarstant perėjimą prie 3PL.

Ne, prekybos stabdymas nėra būtinas kiekvienu atveju. Tinkamai suplanuotas etapinis perkėlimas gali leisti tęsti užsakymų vykdymą net ir tuo metu, kai dalis atsargų keliauja į naują sandėlį.

Pavyzdžiui, pirmiausia galima perkelti lėčiau judančias prekes, o didžiausią paklausą turinčias prekes palikti senajame sandėlyje iki paskutinio etapo.

Kitas variantas – iš anksto perkelti dalį populiariausių prekių atsargų į 3PL sandėlį ir tik po to palaipsniui perduoti užsakymų srautą.

Vis dėlto galimybė veikti be pertraukų priklauso nuo prekių kiekio, sistemų integracijos ir pasirinkto persikraustymo modelio.

Kiek laiko trunka persikraustymas į 3PL sandėlį?

Vieno universalaus termino nėra.

Nedidelio e. prekybos verslo persikraustymas gali užtrukti kelias savaites, o didesnės įmonės, turinčios tūkstančius SKU ir sudėtingus logistikos procesus, perėjimas gali būti planuojamas kelis mėnesius.

Trukmę labiausiai lemia:

• Perkeliamų prekių ir palečių kiekis.
• SKU skaičius.
• IT integracijų sudėtingumas.
• Prekių paruošimo kokybė.
• Reikalingi papildomi sandėliavimo procesai.
• Galimybė laikinai vykdyti veiklą iš dviejų sandėlių.

Todėl tikslų persikraustymo grafiką geriausia sudaryti įvertinus konkretaus verslo duomenis ir veiklos poreikius.

Kokias klaidas verslai dažniausiai daro persikraustydami?

Net ir turint patyrusį 3PL partnerį, persikraustymo sėkmė priklauso nuo abiejų pusių pasiruošimo.

Viena dažniausių klaidų – per mažai dėmesio skirti prekių duomenų kokybei. Jei SKU kodai, brūkšniniai kodai ar faktiniai likučiai netikslūs, tai gali apsunkinti prekių priėmimą ir vėlesnį užsakymų vykdymą.

Kita klaida – per optimistiškai suplanuotas grafikas. Fizinis transportavimas gali užtrukti vos kelias dienas, tačiau prekių priėmimui, sistemų testavimui ir procesų stabilizavimui reikia papildomo laiko.

Taip pat svarbu nepamiršti atvirų užsakymų, grąžinimų ir prekių, kurios persikraustymo metu dar keliauja iš tiekėjų.

Šiuos procesus būtina aptarti iš anksto, kad pereinamuoju laikotarpiu nebūtų prarastas atsargų ir užsakymų matomumas.

Kuo svarbus tinkamas 3PL partneris persikraustymo metu?

Renkantis 3PL paslaugų tiekėją, verta vertinti ne tik sandėliavimo ir užsakymų komplektavimo kainas.

Ne mažiau svarbu suprasti, kaip partneris organizuoja naujų klientų priėmimą, kokią pagalbą teikia pasiruošimo metu ir kaip sprendžia nestandartines situacijas.

Patikimas 3PL partneris turėtų padėti:

• Įvertinti būsimus logistikos poreikius.
• Sudaryti realistišką persikraustymo planą.
• Pasiruošti sistemų integracijai.
• Suderinti prekių priėmimo reikalavimus.
• Organizuoti sklandų operacijų paleidimą.
• Stebėti paslaugų kokybę po perėjimo.

Būtent pasiruošimo kokybė dažnai nulemia, ar perėjimas prie naujo logistikos modelio bus sklandus.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Ar 3PL partneris gali padėti suplanuoti sandėlio perkėlimą?

Taip. Daugelis 3PL paslaugų teikėjų dalyvauja pasiruošimo procese: padeda įvertinti prekių srautus, suderinti duomenų perdavimą, suplanuoti priėmimą ir operacijų paleidimą. Konkrečios paslaugos priklauso nuo pasirinkto partnerio.

Ar būtina iš karto perkelti visas prekes?

Ne. Priklausomai nuo verslo specifikos, prekes galima perkelti etapais, pagal kategorijas arba palaipsniui perduodant užsakymų vykdymą naujajam sandėliui.

Kas nutinka užsakymams persikraustymo metu?

Tai priklauso nuo pasirinkto perkėlimo plano. Užsakymai gali būti laikinai vykdomi iš senojo sandėlio, iš abiejų sandėlių arba, kai tai suderinta, iš naujojo 3PL sandėlio.

Ar po persikraustymo verslas matys savo prekių likučius?

Taip, jei tai numatyta pasirinktame sprendime. 3PL sandėlio valdymo sistemos ir integracijos gali suteikti galimybę stebėti atsargas, užsakymų būsenas ir prekių judėjimą.

Ar perėjimas prie 3PL tinka tik didelėms įmonėms?

Ne. 3PL paslaugomis gali naudotis tiek augantys e. prekybos verslai, tiek didelės prekybos ar distribucijos įmonės. Svarbiausia, kad pasirinktas paslaugų modelis atitiktų konkrečius verslo poreikius ir būtų ekonomiškai pagrįstas.

Planuojate persikelti iš nuosavo sandėlio pas 3PL partnerį?

Persikraustymas iš nuosavo sandėlio pas 3PL tiekėją neturi būti chaotiškas ar kelti nereikalingą riziką verslo veiklai.

Tinkamai suplanuotas procesas, aiškus darbų pasiskirstymas ir glaudus bendradarbiavimas leidžia sklandžiau perduoti sandėliavimo bei užsakymų vykdymo operacijas išoriniam partneriui.

Jeigu svarstote atsisakyti nuosavo sandėlio ir pereiti prie 3PL modelio, susisiekite su mūsų komanda.

Aptarsime jūsų dabartinius logistikos procesus, įvertinsime prekių ir užsakymų srautus bei padėsime nustatyti, koks perėjimo scenarijus galėtų geriausiai atitikti jūsų verslo poreikius.