3PL partneris ar nuosavas sandėlis: ką rinktis verslui?

Augant pardavimams anksčiau ar vėliau atsiranda klausimas: ar verta turėti ir valdyti savo sandėlį, ar sandėliavimą bei užsakymų vykdymą perduoti 3PL partneriui?

Vieno teisingo atsakymo nėra.

Nuosavas sandėlis suteikia daugiau tiesioginės kontrolės, tačiau kartu reiškia ilgalaikius įsipareigojimus, darbuotojus, įrangą, IT sistemas ir atsakomybę už kasdienę sandėlio veiklą.

3PL sandėliavimas leidžia didelę dalį šios infrastruktūros pirkti kaip paslaugą ir sandėliavimo kaštus labiau susieti su realia verslo apimtimi.

Todėl renkantis reikėtų lyginti ne vien sandėliavimo kainą už paletę ar kvadratinį metrą, bet visą logistikos modelio kainą, lankstumą ir poveikį verslui.

Kas yra 3PL sandėliavimas?

3PL (Third-Party Logistics) – tai modelis, kai dalį arba visą įmonės logistikos veiklą vykdo išorinis logistikos partneris.

Priklausomai nuo poreikio, 3PL paslaugos gali apimti:

• prekių priėmimą;
• sandėliavimą;
• atsargų apskaitą;
• užsakymų surinkimą;
• pakavimą ir ženklinimą;
• B2B ir B2C užsakymų vykdymą;
• prekių išsiuntimą;
• grąžinimų administravimą;
• papildomus darbus sandėlyje;
• transporto organizavimą;
• integraciją su kliento ERP ar e. prekybos sistemomis.

Paprasčiau tariant, įmonei nebūtina pačiai kurti visos sandėlio infrastruktūros – ji naudojasi jau veikiančia 3PL infrastruktūra, darbuotojais, procesais ir technologijomis.

Kuo skiriasi nuosavas sandėlis ir 3PL?

Esminis skirtumas yra ne tai, kas fiziškai laiko prekes, o kas prisiima atsakomybę už sandėlio infrastruktūrą ir jos panaudojimą.

Turėdama nuosavą sandėlį įmonė pati turi užtikrinti patalpas, darbuotojus, sandėlio įrangą, WMS, procesų valdymą ir pakankamą pajėgumą piko metu.

Pasirinkus 3PL, didelę dalį šių funkcijų užtikrina logistikos partneris.

Nuosavas sandėlis

Pagrindinis privalumas – kontrolė.

Įmonė pati nustato procesus, valdo darbuotojus, pasirenka technologijas ir gali sandėlio veiklą labai tiksliai pritaikyti savo produktui.

Tai gali būti racionalus pasirinkimas, kai:

• prekių srautai yra dideli ir stabilūs;
• sandėlis nuolat gerai išnaudojamas;
• procesai labai specifiniai;
• logistika yra viena iš pagrindinių įmonės kompetencijų;
• įmonė nori ir gali investuoti į infrastruktūrą bei komandą.

Tačiau nuosavas sandėlis turi vieną svarbią savybę – nemaža jo kaštų dalis išlieka net tada, kai verslo apimtys sumažėja.

Nuoma, darbuotojai, technika, IT sistemos ir infrastruktūra niekur nedingsta vien todėl, kad šį mėnesį gavote 30 % mažiau užsakymų.

Kada 3PL sandėliavimas tampa patrauklus?

3PL modelio stiprybė dažniausiai atsiskleidžia tada, kai verslui reikia lankstumo.

Įsivaizduokime įmonę, kuriai įprastai reikia 1 000 palečių vietų.

Lapkričio–gruodžio mėnesiais poreikis išauga iki 1 800 vietų, o sausį sumažėja iki 700.

Turint nuosavą sandėlį tenka spręsti dilemą.

Jeigu sandėlis projektuojamas 1 000 palečių – piko metu trūksta vietos.

Jeigu projektuojamas 1 800 palečių – dalį metų didelė jo dalis stovi neišnaudota.

3PL sandėlyje infrastruktūra dalijamasi tarp daugelio klientų. Todėl pajėgumą dažnai galima didinti arba mažinti pagal faktinį poreikį.

Būtent dėl to 3PL ypač aktualus įmonėms, kurių pardavimai auga, svyruoja sezoniškai arba kurios nenori kapitalo ir vadybos resursų pririšti prie sandėlio infrastruktūros.

Klaida lyginti tik kainą už paletę

Viena dažniausių klaidų vertinant 3PL – palyginti 3PL pasiūlymo kainą su nuosavo sandėlio nuomos kaina.

Tai nėra lygiavertis palyginimas.

Norint suprasti tikrąją nuosavo sandėlio kainą, reikėtų skaičiuoti bendrą logistikos TCO (Total Cost of Ownership).

Į jį turėtų patekti:

Patalpos – nuoma arba finansavimo kaštai, komunalinės paslaugos, apsauga, draudimas.

Darbuotojai – sandėlininkai, krautuvų vairuotojai, pamainų vadovai, administracija, atranka, mokymai, atostogos ir darbuotojų pakeitimas.

Įranga – stelažai, krautuvai, palečių vežimėliai, pakavimo vietos, skeneriai, spausdintuvai ir jų priežiūra.

Technologijos – WMS, integracijos, licencijos, palaikymas ir atnaujinimai.

Nepanaudotas pajėgumas – tuščios sandėlio vietos ir darbuotojų laikas mažesnės apkrovos laikotarpiu.

Piko pajėgumas – papildomi darbuotojai, viršvalandžiai, laikinas plotas ir įranga.

Valdymo laikas – vadovų laikas, skirtas sandėlio personalui, procesams ir kasdienėms problemoms spręsti.

Tik sudėjus šiuos kaštus galima korektiškai palyginti nuosavą sandėlį su 3PL pasiūlymu.

Paprastas skaičiavimo principas

Nuosavo sandėlio atveju galima naudoti formulę:

Sandėlio TCO = patalpos + darbuotojai + įranga + IT + administravimas + energija + nuostoliai + piko kaštai

Tada:

TCO vienam užsakymui = visas mėnesio sandėlio TCO / įvykdytų užsakymų skaičius

Analogiškai galima apskaičiuoti kaštą vienai paletei, dėžei ar užsakymo eilutei.

Tik tada verta jį lyginti su 3PL pasiūlymu.

3PL ar nuosavas sandėlis: palyginimas

Kada verta rinktis 3PL?

3PL sandėliavimą verta rimtai vertinti, jeigu įmonė:

sparčiai auga. Šiandien reikia 500 palečių vietų, kitais metais gali reikėti 1 500;

turi sezoniškumą. Sandėlio poreikis skirtingais mėnesiais ženkliai svyruoja;

nenori investuoti į sandėlio infrastruktūrą. Kapitalą galima skirti produktui, pardavimams, gamybai ar plėtrai;

nenori valdyti sandėlio darbuotojų. Sandėliavimas nėra pagrindinė įmonės veikla;

eina į naują rinką. Vietoje nuosavo sandėlio sukūrimo galima pradėti nuo jau veikiančio 3PL;

reikia profesionalios WMS ir procesų. Integracija su 3PL gali būti greitesnė nei nuosavos infrastruktūros sukūrimas;

nori aiškiau susieti logistikos kaštus su pardavimų apimtimi.

Kada nuosavas sandėlis gali būti geresnis?

3PL nėra automatiškai geriausias sprendimas kiekvienai įmonei.

Nuosavas sandėlis gali būti racionalesnis, jeigu turite labai didelius ir prognozuojamus srautus, sandėlio pajėgumas nuolat išnaudojamas, procesai yra itin specifiniai arba logistika suteikia jūsų verslui strateginį konkurencinį pranašumą.

Esant pakankamai dideliam ir stabiliam mastui, efektyviai valdomas nuosavas sandėlis taip pat gali turėti mažesnį vieneto kaštą.

Todėl klausimas neturėtų būti:

„Ar 3PL pigesnis už nuosavą sandėlį?“

Teisingesnis klausimas:

„Kuris modelis mūsų verslui sukuria mažiausią bendrą logistikos kainą ir riziką esant dabartinei bei planuojamai apimčiai?“

O jeigu jau turime savo sandėlį?

3PL nebūtinai reiškia, kad reikia uždaryti nuosavą sandėlį.

Galimas ir hibridinis modelis.

Pavyzdžiui, savo sandėlyje laikyti pagrindines ir stabiliai judančias prekes, o 3PL naudoti sezoniniam pertekliui, papildomoms produktų grupėms, e. prekybos užsakymams arba naujai geografinei rinkai.

Tai leidžia išlaikyti kontrolę ten, kur ji svarbiausia, ir kartu neinvestuoti į infrastruktūrą, kurios reikia tik kelis mėnesius per metus.

Kaip pasirinkti 3PL partnerį?

Jeigu nusprendėte vertinti 3PL sandėliavimą, vien mažiausios kainos neužtenka.

Prieš pasirinkdami partnerį išsiaiškinkite:

1. Ar 3PL gali priimti jūsų dabartinius ir planuojamus prekių kiekius?
2. Kaip greitai galima padidinti sandėliavimo plotą?
3. Kokią WMS naudoja sandėlis ir ar galima ją integruoti su jūsų sistema?
4. Kokie yra prekių priėmimo ir užsakymų surinkimo SLA?
5. Kaip kontroliuojamas atsargų tikslumas?
6. Kaip sprendžiamos klaidos ir neatitikimai?
7. Kokius KPI galėsite stebėti?
8. Kokios papildomos paslaugos prieinamos?
9. Kaip apskaičiuojama kaina augant arba mažėjant apimtims?
10. Kas bus jūsų atsakingas kontaktinis asmuo?

Geras 3PL partneris turėtų ne tik pateikti tarifų lentelę, bet ir suprasti jūsų prekių srautus bei padėti suprojektuoti tinkamą logistikos modelį.

Kiek kainuoja 3PL sandėliavimas?

3PL sandėliavimo kaina paprastai priklauso ne nuo vieno tarifo.

Galutinę kainą gali sudaryti:

• prekių priėmimas;
• sandėliavimo vietos;
• palečių arba dėžių judėjimas;
• užsakymų surinkimas;
• užsakymo eilutės;
• pakavimo medžiagos;
• ženklinimas;
• papildomi sandėlio darbai;
• išsiuntimas;
• grąžinimų administravimas.

Todėl norint gauti prasmingą 3PL kainą partneriui reikėtų pateikti ne tik klausimą „kiek kainuoja paletė?“, bet ir informaciją apie SKU skaičių, vidutinį atsargų kiekį, prekių apyvartumą, gaunamų ir išsiunčiamų užsakymų skaičių, užsakymo struktūrą bei sezoniškumą.

5 klausimai, padėsiantys apsispręsti

Jeigu vis dar svarstote tarp 3PL ir nuosavo sandėlio, atsakykite į penkis klausimus:

1. Ar galime tiksliai prognozuoti savo sandėlio poreikį ateinantiems 3–5 metams?

Jeigu ne – lankstumas tampa vertingesnis.

2. Ar sandėlio valdymas yra mūsų pagrindinė kompetencija?

Jeigu vadovų laikas nuolat skiriamas sandėlio problemoms, verta apskaičiuoti ir šio laiko kainą.

3. Kiek mums kainuoja tuščia sandėlio vieta?

Vertinkite ne tik tai, kiek kainuoja pilnas sandėlis, bet ir kiek mokate tada, kai jis užpildytas tik 60–70 %.

4. Kas nutiktų, jei užsakymų skaičius per šešis mėnesius padvigubėtų?

Jeigu reikėtų naujų patalpų, darbuotojų ir įrangos, apskaičiuokite šio augimo kainą.

5. Ar galime geriau panaudoti kapitalą kitur?

Kiekvienas euras, investuotas į stelažus, krautuvus ar papildomą sandėlio plotą, yra euras, kurio tuo metu negalite investuoti į produktą, gamybą ar pardavimus.

Išvada: 3PL ar sandėliuoti pačiam?

Jeigu jūsų srautai dideli, stabilūs ir lengvai prognozuojami, o sandėlio valdymas yra strateginė kompetencija, nuosavas sandėlis gali būti ekonomiškai pagrįstas.

Jeigu srautai auga, svyruoja, yra sezoniniai arba planuojate plėtrą, 3PL gali suteikti daugiau lankstumo ir sumažinti poreikį investuoti į infrastruktūrą.

Tačiau sprendimą verta priimti ne pagal vieną tarifą.

Palyginkite visą nuosavo sandėlio TCO su visa 3PL kaina.