3PL sandėliavimo būdai ir specifika: skirtingoms prekėms – skirtingi procesai

Maisto produkto su galiojimo data, nešiojamojo kompiuterio su unikaliu serijiniu numeriu ir paprastų namų apyvokos prekių negalima sandėlyje valdyti vienodai.

Maisto produktui svarbu, kuri partija ir iki kada galioja. Elektronikos prekei – kuris konkretus įrenginys buvo išsiųstas klientui. Kitoms prekėms gali būti svarbu, kada jos buvo priimtos į sandėlį, kokiam komplektui priklauso ar kokiomis sąlygomis turi būti saugomos.

Dėl to 3PL sandėliavimas nėra tik prekių laikymas ir jų paėmimas gavus užsakymą. Kiekvienai prekių grupei gali būti nustatyta skirtinga priėmimo, apskaitos, sandėliavimo ir surinkimo logika.

Vienoms prekėms pakanka SKU ir kiekio apskaitos. Kitoms reikia FIFO arba FEFO principo, partijų ir galiojimo datų kontrolės. Dar kitoms – kiekvieno fizinio vieneto serijinio numerio registravimo.

Šie skirtumai tiesiogiai lemia, kaip turi būti sukonfigūruota WMS sistema ir kaip prekė juda per visą 3PL sandėlį.

FIFO – pirmiausia iškeliauja anksčiausiai gautos prekės

Vienas dažniausiai sandėliuose naudojamų prekių judėjimo principų yra FIFO (First In, First Out).

Jo logika paprasta – pirmiausia iš sandėlio paimamos tos prekės, kurios buvo priimtos anksčiausiai.

Tarkime, pirmadienį į sandėlį buvo priimta 100 vienetų prekės A, o po savaitės – dar 200 tos pačios prekės vienetų. Gavus užsakymą sistema gali nurodyti pirmiausia rinkti prekes iš pirmosios siuntos.

Tai padeda užtikrinti nuoseklią atsargų rotaciją ir išvengti situacijų, kai seniau gautos prekės lieka sandėlyje, o naujai gautos nuolat išsiunčiamos pirmiau.

FIFO gali būti naudojamas daugeliui kasdienio vartojimo, buities, aprangos, aksesuarų ir kitų prekių, kurioms nereikalinga konkretaus vieneto apskaita.

Svarbu tai, kad FIFO remiasi prekės priėmimo seka, o ne jos galiojimo data.

FEFO – kai svarbiausia galiojimo data

Maisto produktams, maisto papildams, kosmetikai ir kitoms riboto galiojimo prekėms FIFO principo gali nepakakti.

Tokiais atvejais aktualus FEFO (First Expired, First Out) principas – pirmiausia iš sandėlio iškeliauja prekės, kurių galiojimo terminas baigsis anksčiausiai.

Pavyzdžiui, sandėlyje turime dvi to paties produkto partijas:

A partija – galioja iki 2027-08-15
B partija – galioja iki 2027-04-10

Net jeigu A partija į sandėlį buvo pristatyta anksčiau, pagal FEFO principą pirmiausia turėtų būti renkama B partija, nes jos galiojimo terminas trumpesnis.

Tam neužtenka žinoti bendro prekės likučio.

WMS sistemoje gali reikėti saugoti visą informaciją:

SKU → partijos numeris → galiojimo data → kiekis → sandėliavimo vieta.

Kai gaunamas užsakymas, sistema pagal nustatytas taisykles parenka tinkamą partiją ir nukreipia sandėlio darbuotoją į konkrečią sandėliavimo vietą.

Galiojimo data gali lemti, ar prekę apskritai galima išsiųsti

Prekių su galiojimo terminais valdymas nesibaigia FEFO principu.

Verslas gali turėti papildomą reikalavimą, pavyzdžiui:

klientui negalima išsiųsti produkto, kuriam liko mažiau nei 60 dienų iki galiojimo termino pabaigos.

Tokiu atveju sandėlyje fiziškai gali būti 500 produkto vienetų, tačiau ne visi jie gali būti laikomi tinkamais įprastiems e. komercijos užsakymams.

Artėjančio galiojimo prekės gali būti atskirtos nuo įprastai parduodamo likučio. Toliau verslas gali nuspręsti, ką su jomis daryti – parduoti su nuolaida, realizuoti kitu kanalu, grąžinti tiekėjui ar nurašyti.

Todėl prekėms su galiojimo data svarbu matyti ne tik:

„Sandėlyje turime 500 vnt.“

Bet ir:

„Kiek turime kiekvienos partijos, kada baigiasi jos galiojimas ir kiek šio likučio dar galima parduoti?“

Partijų valdymas – kai reikia žinoti, iš kurios partijos buvo prekė

LOT arba partijos numerio apskaita aktuali ne tik maisto produktams.

Ji gali būti naudojama kosmetikai, papildams, žaliavoms ir daugeliui kitų produktų, kuriems svarbus atsekamumas.

Pavyzdžiui, sandėlyje gali būti vienas SKU:

SKU 45821

Tačiau jo likutį sudaro:

LOT 001 – 400 vnt.
LOT 002 – 250 vnt.
LOT 003 – 600 vnt.

Pirkėjo požiūriu tai gali būti visiškai vienodas produktas. Sandėlio sistemoje tai yra trys atskiros partijos.

Tokia apskaita leidžia žinoti ne tik tai, kiek konkrečios partijos liko sandėlyje, bet ir į kokius užsakymus jos prekės pateko.

Tai tampa ypač svarbu atsiradus kokybės problemai.

Jeigu gamintojas informuoja, kad reikia atšaukti LOT 002, galima identifikuoti būtent šios partijos likutį ir jos judėjimo istoriją, o ne stabdyti viso SKU pardavimą.

Elektronikos prekėms svarbus konkretus įrenginys

Elektronikos sandėliavime atsiranda kitokia užduotis.

Du vienodi telefonai gali turėti tą patį modelį, spalvą, atminties talpą ir SKU, tačiau fiziškai tai yra du skirtingi įrenginiai.

Pavyzdžiui:

Prekė: telefonas XYZ 256 GB
SKU: XYZ-256-BLK

Sandėlyje:

1 įrenginys – Serial No. ABC123456
2 įrenginys – Serial No. ABC123457
3 įrenginys – Serial No. ABC123458

Tokiu atveju neužtenka WMS sistemoje matyti:

XYZ-256-BLK – 3 vnt.

Gali reikėti žinoti, kokie konkretūs trys įrenginiai sudaro šį likutį.

Kai klientas pateikia užsakymą, sandėlio darbuotojas paima vieną iš tinkamų įrenginių ir nuskenuoja jo unikalų numerį.

Tuomet sistemoje galima užfiksuoti:

Užsakymas Nr. 10584 → SKU XYZ-256-BLK → Serial No. ABC123457.

Taip galima tiksliai žinoti, kuris fizinis įrenginys buvo išsiųstas konkrečiam klientui.

Serijinių numerių apskaita svarbi ir grąžinimams

Unikalaus produkto numerio registravimas ypač naudingas garantinių atvejų ir grąžinimų metu.

Jeigu klientui buvo išsiųstas įrenginys:

Serial No. ABC123457

o grąžinimo metu gaunamas:

Serial No. ABC123999,

sandėlio sistema ir nustatytas patikros procesas gali padėti identifikuoti neatitikimą.

Tas pats principas gali būti taikomas ne tik telefonams ar kompiuteriams.

Individuali vienetų apskaita gali būti aktuali brangiai elektronikai, įrangai, įrankiams ir kitoms prekėms, kurioms svarbus garantinis aptarnavimas arba konkretaus fizinio vieneto atsekamumas.

Kada užtenka SKU, o kada reikia Serial Number?

Ne kiekvieną sandėlyje esantį daiktą prasminga sekti individualiai.

Jeigu sandėlyje turime 2 000 vienodų puodelių, dažniausiai nėra svarbu, kuris konkretus puodelis buvo išsiųstas konkrečiam klientui.

Tokiu atveju gali pakakti:

SKU + kiekio.

Tačiau jeigu sandėlyje turime 200 nešiojamųjų kompiuterių, gali būti svarbu žinoti kiekvieno jų unikalų numerį.

Tuomet apskaita tampa:

SKU + Serial Number + būsena + sandėliavimo vieta.

Todėl prekių apskaitos detalumas turėtų būti pasirenkamas pagal konkretaus produkto specifiką, vertę ir verslo procesus.

Komplektai – kai viena parduodama prekė susideda iš kelių SKU

Dar viena dažna e. komercijos situacija – produktų rinkiniai.

Pavyzdžiui, internetinėje parduotuvėje parduodamas „START rinkinys“, kurį sudaro:

1 × produktas A
2 × produktas B
1 × produktas C

Klientui tai gali būti viena prekė. Sandėliui – keturi vienetai iš trijų skirtingų SKU.

Gavus vieną užsakymą WMS sistema turi žinoti rinkinio sudėtį ir nurodyti surinkti visus jam priklausančius komponentus.

Kitas variantas – rinkinius komplektuoti iš anksto.

Tokiu atveju sandėlis gali paimti atskirus produktus, sukomplektuoti juos, supakuoti ir sukurtą rinkinį toliau valdyti kaip paruoštą pardavimui prekę.

Tai ypač aktualu dovanų rinkiniams, akciniams komplektams, prenumeratos dėžutėms ir kitoms e. komercijoje naudojamoms produktų kombinacijoms.

Didelių ir nestandartinių prekių sandėliavimas

1 000 telefono dėklų ir 1 000 skalbimo mašinų yra tas pats prekių vienetų skaičius, tačiau sandėliavimo požiūriu – visiškai skirtingos užduotys.

Baldams, buitinei technikai, padangoms, statybinėms prekėms ir kitam nestandartinių matmenų asortimentui gali reikėti kitokios sandėlio infrastruktūros.

Svarbūs tampa:

• prekės matmenys ir svoris;
• paletinis arba vienetinis sandėliavimas;
• galimybė krauti prekes vieną ant kitos;
• specialios sandėliavimo vietos;
• krovimo technikos poreikis;
• pakavimo reikalavimai;
• prekių pakrovimo ir transportavimo specifika.

Todėl vertinant 3PL sandėliavimo poreikį vien SKU ar prekių vienetų skaičiaus neužtenka.

Fizinis produkto dydis ir jo judėjimo sudėtingumas gali turėti didelę įtaką visam sandėliavimo procesui.

Trapios ir lengvai pažeidžiamos prekės

Stiklas, keramika, elektronika ir kitos jautrios prekės reikalauja daugiau dėmesio ne tik pakavimo metu.

Svarbu ir tai, kaip jos laikomos bei juda sandėlio viduje.

Tokiems produktams gali būti numatytos atskiros sandėliavimo vietos, papildomos apsauginės pakavimo medžiagos, specialūs prekių paėmimo reikalavimai ar papildoma būklės patikra.

Brangioms prekėms taip pat gali būti svarbu fiksuoti jų judėjimą – kada prekė buvo priimta, kur padėta, kada paimta ir kuriam užsakymui priskirta.

Grąžinta prekė ne visada gali grįžti į tą pačią lentyną

E. komercijoje prekės kelionė nebūtinai baigiasi ją išsiuntus klientui.

Dalis užsakymų grįžta į sandėlį.

Tačiau grąžinto produkto nereikėtų automatiškai pridėti prie parduodamo likučio.

Priklausomai nuo prekės tipo, gali reikėti patikrinti:

• ar grąžinta tinkama prekė;
• ar sutampa serijinis numeris;
• ar nepažeista pakuotė;
• ar yra visi komplektui priklausantys priedai;
• ar nėra naudojimo požymių;
• ar prekė vis dar gali būti parduodama kaip nauja.

Po patikros prekė gali būti grąžinta į pagrindinį parduodamą likutį arba jai suteiktas kitas statusas.

Pavyzdžiui:

A-stock – tinkama parduoti kaip nauja;
B-stock – pažeista pakuotė ar kitas nustatytas trūkumas;
Garantinis aptarnavimas – reikia papildomos patikros ar remonto;
Nurašymas – prekė nebetinkama realizuoti.

Tokiu būdu sandėlyje fiziškai esanti prekė nebūtinai reiškia, kad ji yra prieinama naujam e. parduotuvės užsakymui.

Viename 3PL sandėlyje gali būti naudojami keli skirtingi sandėliavimo principai

FIFO, FEFO, partijų ir serijinių numerių apskaita nėra tarpusavyje konkuruojantys modeliai, iš kurių verslas turi pasirinkti tik vieną.

Vienos e. parduotuvės asortimentui gali būti taikomi keli skirtingi principai.

Pavyzdžiui:

Maisto produktas → SKU + LOT + galiojimo data + FEFO

Kosmetikos produktas → SKU + LOT + galiojimo data

Nešiojamasis kompiuteris → SKU + Serial Number

Telefono dėklas → SKU + FIFO

Dovanų rinkinys → keli SKU + komplektavimo taisyklė

Grąžintas kompiuteris → Serial Number + būklės patikra + naujas likučio statusas

Būtent todėl WMS sistema yra viena svarbiausių profesionalaus 3PL sandėlio dalių.

Sandėlio darbuotojui nereikėtų kiekvieną kartą pačiam nuspręsti, kurią dėžę, partiją ar produkto vienetą paimti. Tinkamai sukonfigūruota sistema turi žinoti prekės valdymo taisykles ir pagal jas valdyti užsakymo surinkimo procesą.

3PL sandėliavimo būdą lemia ne tik prekių kiekis

Planuojant perduoti logistiką 3PL partneriui neužtenka žinoti, kad sandėlyje bus, pavyzdžiui, 10 000 prekių, o per mėnesį reikės išsiųsti 2 000 užsakymų.

Du verslai su vienodu užsakymų kiekiu gali turėti visiškai skirtingus sandėliavimo poreikius.

Todėl prieš pradedant bendradarbiavimą verta atsakyti į svarbiausius klausimus:

• Ar prekės turi galiojimo datas?
• Ar reikia valdyti LOT / partijų numerius?
• Ar kiekvienas vienetas turi unikalų serijinį numerį?
• Ar prekės parduodamos rinkiniais?
• Ar yra trapių, didelių arba nestandartinių prekių?
• Ar reikalingos specialios prekių paėmimo taisyklės?
• Kaip turi būti administruojami grąžinimai?
• Ar skirtingoms prekėms reikia skirtingų likučio statusų?

Atsakymai į šiuos klausimus lemia, kaip prekės bus priimamos, registruojamos, saugomos, surenkamos, pakuojamos ir grąžinamos į sandėlį.

Todėl gerai suprojektuotas 3PL sandėliavimas nėra vien vieta prekėms laikyti.

Tai sandėliavimo logika, WMS sistema ir operaciniai procesai, pritaikyti konkrečiam produktui bei e. komercijos verslo modeliui.