Ką svarbu žinoti apie savo verslą prieš siunčiant užklausą sandėliavimo ir 3PL paslaugų tiekėjui?
Kiekvienas verslas yra individualus, todėl vieno visiems tinkamo sandėliavimo ar 3PL paslaugų modelio nėra. Vienai įmonei gali reikėti tik kelių dešimčių palečių sandėliavimo ir periodinio jų išvežimo, kitai – kasdienio prekių priėmimo, užsakymų surinkimo, pakavimo, ženklinimo, grąžinimų administravimo ir B2C siuntų perdavimo kurjeriams.
Dėl šios priežasties 3PL paslaugų tiekėjui neužtenka žinoti tik sandėliuojamų palečių skaičių. Norint parinkti tinkamą sandėliavimo sprendimą ir tiksliai apskaičiuoti paslaugų kainą, svarbu suprasti pačias prekes, jų kiekius, judėjimo intensyvumą bei operacijas, kurios su jomis bus atliekamos.
Dalinamės svarbiausiais klausimais, į kuriuos verta žinoti atsakymus dar prieš siunčiant užklausą 3PL paslaugų tiekėjui.
1. Ką ir kokiais kiekiais planuojate sandėliuoti?
Pirmiausia reikėtų kuo tiksliau apibūdinti pačias prekes ir numatomą jų kiekį sandėlyje.
Vien tik informacija „reikės sandėliuoti 100 palečių“ ne visada leidžia įvertinti realų sandėliavimo poreikį. Svarbu žinoti, ar tai standartinės EUR paletės, koks jų aukštis ir svoris, ar prekės gali būti laikomos stelažuose, ar joms reikalingas grindinis sandėliavimas.
Todėl prieš siunčiant užklausą verta atsakyti į šiuos klausimus:
- Koks bus vidutinis reguliariai sandėliuojamų prekių kiekis?
- Kiek prekių bus laikoma standartiniuose EUR padėkluose (800 × 1200 mm)?
- Koks minimalus, vidutinis ir maksimalus paletės aukštis?
- Koks vidutinis ir maksimalus pilnos paletės svoris?
- Ar naudojami kitų matmenų padėklai? Jei taip, kokių?
- Ar yra prekių, kurios dėl matmenų, svorio ar kitų savybių negali būti laikomos standartiniuose stelažuose?
- Kiek grindų ploto reikėtų tokioms prekėms?
- Ar dalis prekių gali būti sandėliuojama lauko sąlygomis?
Kuo tikslesnė ši informacija, tuo lengviau 3PL partneriui įvertinti, kiek ir kokio tipo sandėliavimo vietų reikės.
2. Kiek skirtingų prekių turite?
Kitas svarbus rodiklis – SKU (angl. Stock Keeping Unit), arba skirtingų prekių kodų, skaičius.
Pavyzdžiui, 100 palečių vienos rūšies prekės sandėliavimas ir 100 palečių, kuriose yra keli šimtai skirtingų SKU, operaciniu požiūriu yra visiškai skirtingos situacijos.
Jeigu sandėlyje bus daug smulkių prekių, verta iš anksto pateikti ir keletą tipinių jų pavyzdžių: prekės matmenis, svorį, kiekį dėžėje ar kitoje pakuotėje.
Svarbu žinoti:
- Kiek skirtingų SKU bus sandėliuojama?
- Kiek iš jų sudarys smulkios prekės?
- Kokie jų matmenys ir svoris?
- Kiek vienetų yra dėžėje ar kitoje transportinėje pakuotėje?
- Ar prekės bei jų pakuotės turi EAN / brūkšninius kodus?
Ši informacija svarbi planuojant ne tik sandėliavimo vietas, bet ir prekių apskaitą, identifikavimą bei užsakymų surinkimo procesus.
3. Kaip prekės atvyksta į sandėlį?
Vertinant 3PL paslaugų poreikį svarbus ne tik sandėliuojamų prekių kiekis, bet ir jų judėjimas.
Todėl verta kuo tiksliau įvertinti, kaip dažnai prekės bus pristatomos į sandėlį ir kokio dydžio bus tipinis atvykimas.
Pagrindiniai klausimai:
- Kiek prekių priėmimų numatoma per dieną, savaitę ar mėnesį?
- Kiek palečių, dėžių ar prekių vienetų sudaro vidutinis atvykimas?
- Kiek skirtingų SKU paprastai būna viename atvykime?
- Koks vidutinis atvykstančio krovinio svoris ir tūris?
- Ar prekės atvyksta ant palečių, ar reikalinga rankinė krova?
- Ar bus negabaritinių krovinių?
Jeigu numatomi negabaritiniai kroviniai, naudinga pateikti konkrečių pavyzdžių – jų ilgį, plotį, aukštį ir svorį.
Tai leidžia iš anksto įvertinti, kokios krovos technikos, žmonių ir sandėlio ploto reikės prekių priėmimui.
4. Kaip prekės išvyksta iš sandėlio?
Ši dalis ypač svarbi vertinant užsakymų surinkimo ir komplektavimo kaštus.
Jeigu prekės į sandėlį atvyksta pilnomis paletėmis ir tokiomis pačiomis paletėmis išvyksta, operacijų kiekis bus palyginti nedidelis. Tačiau jeigu iš vienos paletės kasdien reikia surinkti dešimtis skirtingų užsakymų po vieną ar kelias prekes, darbo apimtis ir paslaugos modelis keičiasi iš esmės.
Todėl 3PL paslaugų tiekėjui svarbu žinoti:
- Kiek išvežimo užsakymų numatoma per dieną, savaitę ir mėnesį?
- Kiek skirtingų SKU vidutiniškai yra viename užsakyme?
- Kiek prekių vienetų, dėžių ar palečių sudaro vidutinis užsakymas?
- Kiek užsakymų išvyksta pilnomis paletėmis?
- Kiek užsakymų išvyksta dėžėmis ar pavieniais prekių vienetais?
- Kokia dalis užsakymų yra B2B, o kokia – B2C?
- Ar užsakymus pasiims jūsų arba pirkėjo transportas?
- Ar reikalingas siuntų perdavimas ir integracija su kurjerių tarnybomis?
Ypač svarbu nurodyti vidutinio užsakymo struktūrą. Pavyzdžiui, „50 užsakymų per dieną“ savaime dar nepasako, kiek darbo reikės jų įvykdymui. 50 pilnų palečių išvežimas ir 50 elektroninės prekybos užsakymų, kurių kiekviename yra po kelias skirtingas prekes, reikalauja visiškai skirtingų sandėlio operacijų.
5. Ar reikės prekes pakuoti, perpakuoti ar ženklinti?
3PL paslaugos dažnai neapsiriboja prekių priėmimu, sandėliavimu ir išdavimu.
Verslui gali reikėti papildomų operacijų: prekių perpakavimo, etikečių klijavimo, komplektų formavimo ar individualaus užsakymų pakavimo.
Jeigu užklausoje nurodoma, kad reikės „perpakavimo“, verta iš karto paaiškinti, ką konkrečiai tai reiškia.
Pavyzdžiui:
- išimti prekę iš vienos pakuotės ir supakuoti į kitą;
- suformuoti kelių prekių komplektą;
- užklijuoti papildomą etiketę;
- pakeisti transportinę pakuotę;
- supakuoti B2C užsakymą siuntimui kurjeriu.
Kuo tiksliau aprašoma operacija, tuo tiksliau 3PL paslaugų tiekėjas gali įvertinti jai reikalingą laiką ir pateikti atitinkamą įkainį.
Taip pat naudinga nurodyti, kokių pakavimo medžiagų reikės: kartoninių dėžių, vokų, plėvelės, užpildų, lipnios juostos, palečių ar kitų priemonių.
6. Ar reikalingas prekių etiketavimas?
Jeigu sandėlyje reikės ženklinti prekes, užklausoje rekomenduojama nurodyti ne tik tai, kad reikalingas etiketavimas, bet ir jo apimtį.
3PL partneriui svarbu žinoti:
- kokio tipo etiketes reikės klijuoti;
- ant ko jos bus klijuojamos – prekės, dėžės ar paletės;
- kiek prekių reikės etiketuoti;
- kaip dažnai ši operacija bus atliekama;
- ar etiketes pateiks klientas, ar jas reikės spausdinti sandėlyje.
Tai padeda tiksliau įvertinti darbo sąnaudas ir suplanuoti procesą.
7. Nepamirškite prekių grąžinimų
Jeigu vykdoma elektroninė prekyba ar kitas verslas, kuriame galimi prekių grąžinimai, apie juos taip pat reikėtų informuoti potencialų 3PL partnerį.
Svarbu įvertinti:
- kiek grąžinimų vidutiniškai gaunama per savaitę ar mėnesį;
- kiek prekių paprastai būna viename grąžinime;
- ką su grąžinta preke turi atlikti sandėlis;
- ar reikia patikrinti prekės būklę;
- ar ją reikia iš naujo supakuoti ir grąžinti į parduodamų prekių likutį;
- ar pažeistos prekės turi būti atskiriamos.
Grąžinimų administravimas gali būti atskiras sandėlio procesas, todėl jo apimtį verta aptarti dar pasiūlymo rengimo etape.
Kodėl 3PL tiekėjui reikia tiek daug informacijos?
Iš pirmo žvilgsnio klausimų gali atrodyti daug. Tačiau jų tikslas nėra apsunkinti potencialų klientą.
Sandėliavimo paslaugos kainą ir procesų organizavimą lemia ne vien tai, kiek palečių užima prekės. Didelę reikšmę turi prekių judėjimas ir operacijų skaičius.
Pavyzdžiui, du verslai gali vidutiniškai sandėliuoti po 200 palečių, tačiau jų logistikos poreikiai gali būti visiškai skirtingi.
Pirmuoju atveju kartą per mėnesį gali atvykti pilnos paletės, kurios vėliau pilnomis paletėmis ir išvežamos. Antruoju – tos pačios 200 palečių gali būti sudarytos iš šimtų SKU, o sandėlis kasdien turės surinkti, supakuoti ir perduoti kurjeriams šimtus individualių B2C užsakymų.
Sandėliuojamas kiekis panašus, tačiau atliekamų operacijų skaičius – visiškai skirtingas.
Būtent todėl kuo daugiau informacijos pateikiama pirminėje užklausoje, tuo greičiau 3PL paslaugų tiekėjas gali suprasti verslo poreikius, pasiūlyti tinkamą procesą ir parengti tikslesnį kainos pasiūlymą.
Kokią informaciją verta pateikti siunčiant užklausą 3PL įmonei?
Jeigu norite sutrumpinti komunikaciją ir greičiau gauti konkretų sandėliavimo paslaugų pasiūlymą, pirminėje užklausoje rekomenduojame pateikti bent šią informaciją:
- Prekių tipas – ką planuojate sandėliuoti.
- Vidutinis sandėliuojamas kiekis – palečių, dėžių ar prekių vienetų skaičius.
- Palečių parametrai – matmenys, aukštis ir svoris.
- SKU skaičius – kiek skirtingų prekių kodų turite.
- Prekių priėmimo srautai – kiek ir kaip dažnai prekių atvyksta.
- Išvežimo srautai – kiek užsakymų ir kaip dažnai išvyksta.
- Vidutinio užsakymo struktūra – SKU, vienetų, dėžių ir palečių skaičius.
- B2B ir B2C santykis – kokio tipo užsakymus vykdote.
- Komplektavimo poreikis – ar prekės išduodamos pilnomis paletėmis, dėžėmis ar pavieniais vienetais.
- Papildomos paslaugos – pakavimas, perpakavimas, etiketavimas, komplektavimas ir kitos operacijos.
- Transportas – kas organizuos prekių išvežimą ir ar reikalingos kurjerių integracijos.
- Grąžinimai – jų dažnis, apimtis ir kokias operacijas reikės atlikti su grąžintomis prekėmis.
Nebūtina turėti absoliučiai tikslių skaičių. Jeigu 3PL paslaugomis dar nesinaudojate arba verslo apimtys svyruoja, galima pateikti paskutinių kelių mėnesių vidurkius, minimalius ir maksimalius kiekius arba prognozes.
Svarbiausia – suteikti pakankamai informacijos, kad logistikos partneris galėtų suprasti ne tik kiek vietos sandėlyje reikia, bet ir kas su prekėmis tame sandėlyje turės būti daroma.
Tikslesnė užklausa – tikslesnis 3PL pasiūlymas
Renkantis 3PL partnerį verta vertinti ne tik sandėliavimo kainą už paletę. Svarbu įvertinti visą prekių kelią: nuo jų priėmimo į sandėlį ir apskaitos iki užsakymo surinkimo, pakavimo, išsiuntimo bei galimo grąžinimo.
Todėl prieš kreipiantis į sandėliavimo ir 3PL paslaugų tiekėją verta skirti šiek tiek laiko savo logistikos procesams ir srautams įsivertinti.
Kuo aiškesnę informaciją pateiksite, tuo mažiau papildomų klausimų reikės pasiūlymo rengimo metu, o gautus skirtingų 3PL tiekėjų pasiūlymus bus lengviau objektyviai palyginti.
Galiausiai gerai parengta užklausa padeda atsakyti ne tik į klausimą „kiek kainuos sandėliavimas?“, bet į gerokai svarbesnį klausimą – „koks 3PL sprendimas geriausiai atitinka mūsų verslo procesus?“